Quest File Migrator for SharePoint

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Hoy quiero enseñaros una de esas aplicaciones que hacen más fácil y menos laboriosa la ardua tarea de migrar contenido en el sistema de archivos a SharePoint. Más de una vez me he encontrado en una empresa cliente con la necesidad de migrar multitud de ficheros ubicados en el sistema de archivos a SharePoint, y generalmente por desconocimiento del cliente, a más de un empleado de determinada organización le ha tocado subir los archivos manualmente al entorno SharePoint. Además, por falta de conocimientos, se han encontrado con el límite de tamaño máximo en subida de archivos (ya sea de uno en uno o con la opción de cargar varios archivos) de 50 megas establecida por defecto en SharePoint, y ya os podéis imaginar la situación.

Desde la página de descarga de Quest software, podemos utilizar File Migrator for SharePoint para transferir archivos a los repositorios disponibles en nuestras plataformas de colaboración de una forma rápida y sencilla. En concreto, File Migrator for SharePoint facilita la migración a tecnologías SharePoint desde:

  • Entornos eRoom : eRoom es una herramienta de EMC diseñada para favorecer la colaboración en entornos de trabajo adquirida en diciembre del 2002 por la empresa Imdea Asesores (International Document Enterprise Advisors), empresa fabricante de la plataforma EMC Documentum.
  • Entornos Novell: Novell proporciona diversas herramientas y entornos de colaboración y gestión de contenido empresarial desde los cuales poder migrar contenido a tecnologías SharePoint, como por ejemplo Novell File Management Suite.
  • Entornos Windows Server: Accesible a través de rutas unc, que generalmente en las organizaciones se utilizan para almacenar diversos y variados repositorios de archivos a través del tradicional uso de carpetas.

Bien, dicho esto, empecemos a hablar de la herramienta. Primero, y antes de nada, el proceso de instalación nos requerirá .Net Framework 3.5 y una base de datos a utilizar como repositorio en SQL Server. En mi caso, el entorno que he utilizado es SQL Server 2005 SP2 con entorno SharePoint 2007, pero la última versión de File Migrator for SharePoint también trabaja con entornos SharePoint 2010.

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Imagen 1: Base de datos a utilizar para el almacenamiento de la configuración

Una vez instalado el producto, podremos acceder a la herramienta a través de la consola de administración disponible en el menú inicio denominada Quest Management Console for SharePoint. Una vez accedamos a la consola, tendremos que agregar nuestra granja de SharePoint al entorno para poder migrar el contenido (en nuestro ejemplo, disponible en un recurso compartido tipo carpeta) a través del comando Add Farm disponible desde el nodo Enterprise SharePoint.

imageImagen 2: Granja de SharePoint agregada a Enterprise SharePoint

Una vez agregada la granja de SharePoint, podemos acceder a File Migrator for SharePoint (disponible en la consola)  para desplegar el agente de migración en el servidor de SharePoint, siendo este el responsable de controlar y llevar a cabo dicho proceso. Para ello, nos situaremos en la pestaña Migrations Agents para hacer clic en el botón Add.

imageImagen 3: Agente de migración en File Migrator for SharePoint

La configuración del agente de migración nos requerirá que indiquemos el servidor de SharePoint donde desplegar el agente (a través del menú de lista Discovered Server) y una ruta de instalación para el agente. El agente deberá ejecutarse con una cuenta que cuente con las credenciales administrativas pertinentes, concretamente permisos de lectura sobre la carpeta compartida en el equipo de origen y la directiva Log on as a service en el servidor de SharePoint de destino. También habrá de ser miembro del grupo Propietarios de la colección de sitios de SharePoint de destino.

imageImagen 4: Configuración del agente de migración

El siguiente paso consistirá en crear un trabajo de migración. Para ello nos remitiremos a la pestaña Migration Jobs y haremos clic en el botón New. Esto activará el asistente para la creación de trabajos de migración.

imageImagen 5: Nuevo trabajo de migración

El primer paso consistirá en especificar un nombre al trabajo, una programación específica y unas credenciales de ejecución. De  nuevo la cuenta utilizada deberá de disponer de los permisos necesarios, a saber: permiso de lectura y escritura para la base de datos de Quest Site Administrator for SharePoint (por defecto QMC_Repository, indicada en la imagen 1), permisos de lectura para el recurso compartido del equipo origen (en nuestro ejemplo sobre la ubicación \\sharepoint2007\documentacion y ser miembro del grupo de administradores local.

imageImagen 6: Configuración de propiedades de trabajo de migración

La segunda parte de la configuración del trabajo de migración es la más importante, ya que consiste en indicar la carpeta compartida de origen y donde se cargaran los archivos que se encuentren en dicha ubicación en el repositorio de SharePoint de destino.

imageImagen 7: Configuración del origen y destino de migración

El paso previo a la finalización del asistente consiste en la posibilidad de filtrar la carpeta compartida de origen para dejar indicado cuales son los archivos que se han de migrar al destino. En nuestro caso vamos a proceder a migrar tres documentos de word 2007 que representan albaranes.

imageImagen 8: Filtrado de documentos a migrar

El último paso consistirá en especificar las reglas que regirán en el proceso de migración. Elementos tales como que hacer si el fichero ya existe en destino o asociar metadata personalizada a los documentos son algunos de los elementos a establecer.

imageImagen 9: Reglas del trabajo de migración

Ya sólo nos quedará realizar un análisis del trabajo de migración y esperar a su ejecución. En nuestra caso, como somos muy impacientes lo hemos configurado para ejecutarlo manualmente, por lo que seleccionaremos la opción Run disponible para el trabajo de migración.

imageImagen 10: Ejecución del trabajo de migración

Ya solo queda refrescar y comprobar que los archivos han sido migrados correctamente al entorno SharePoint. Como podéis ver, es una herramienta muy útil y muy fácil de utilizar a la hora de migrar toda esa documentación que siempre tenemos en File System, a un entorno de SharePoint. Si procedemos a analizar el repositorio de SharePoint, comprobaremos que ya tenemos en nuestra biblioteca documental los archivos migrados de disco.

imageImagen 11: Archivos migrados a SharePoint Server

Por último, el producto genera informes basados en xml sobre el proceso de análisis y de ejecución del trabajo de migración, a los que podremos remitirnos para obtener información más detallada.

imageImagen 12: Informe del resultado del trabajo de ejecución

Bueno chicos, os voy a ir dejando ya. Espero que hayáis encontrado la herramienta interesante y recordad que podéis encontrar más utilidades como esta en la página de Quest Software. Mientras tanto, recordad una vez más que para estar informado con noticias tecnológicas como esta, tan sólo debéis suscribiros al canal RSS de Windows Técnico. Un saludo

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Enviado abr 15 2011, 12:26 por Ruben Alonso
Archivado en: ,,

Comentarios

Pharmd229 escrito re: Quest File Migrator for SharePoint
en 04-21-2011 23:13

Hello! akfaede interesting akfaede site!

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