Maquetar libros con Word 2010 VIII de X. Índice de imágenes y de palabras

En los post anteriores:

Maquetar libros con Word 2010 I. Introducción.

Maquetar libros con Word 2010 II. El tamaño del libro.

Maquetar libros con Word 2010 III. La elección de la fuente.

Maquetar libros con Word 2010 IV. Los estilos.

Maquetar libros con Word 2010 V. Tratamiento de imágenes.

Maquetar libros con Word 2010 VI. Secciones del documento.

Maquetar libros con Word 2010 VII. El documento maestro.

Estuvimos viendo la utilización de las múltiples herramientas de MS Word para la maquetación de libros, para finalmente llegar a tener el libro casi completo. De hecho el libro como tal ya estaría creado, lo que le faltaría por hacer es un par de remates para dejarlo más completo. Hoy hablaré del primero de esos remates, que es generalmente el menos importante de los dos. Dejaré para el siguiente post el otro "remate".

Si tenemos un libro académico que contiene muchas imágenes y estas son importantes para entender bien el libro, es útil la creación de un índice de imágenes, para que el lector pueda acceder a ellas rápidamente. Es fundamental para la creación del índice de imágenes que estas tengan un pie de imagen con un estilo concreto. Normalmente ese estilo es el llamado estilo "epígrafe" que ya viene incluido en los estilos de MS Word, tal y como se mencionó en el post número IV de la serie.

Una vez que nos hemos asegurado de que todos los pies de imagen de todas las imágenes que queremos incluir en el índice tienen un estilo común, estamos ya en disposición de crear el índice de imágenes. Para ello hay que situarse donde queramos insertar el índice (normalmente al final del libro, en una página impar) y desde ahí acceder a la pestaña Referencias-Títulos-Insertar Tabla de ilustraciones

Figura 1: Acceso a la tabla de ilustraciones

Desde donde se podrá acceder a una ventana donde indicaremos como queremos que sea el índice de imágenes, si tendrá relleno de puntos entre el título y el número, y lo más importante, que estilo es el que se ha diseñado para los títulos de las imágenes, como ya se ha mencionado es el estilo "epígrafe", pero podría ser otro.

Figura 2: Parámetros de creación de la tabla de ilustraciones

Figura 3: Creación de la tabla de ilustraciones

Con esto ya estaría finalizado el índice de imágenes, si en vez de imágenes el documento incluyera diversas tablas, se podría crear también un índice de tablas de la misma manera.

Otra posibilidad es crear un índice alfabético, para que el lector busque la ubicación de palabras completas. Esta opción también está disponible en la pestaña "Referencias-Insertar índice".

Figura 4: Botones correspondientes al Índice

Antes de crear el índice hay que marcar las palabras que queramos que aparezcan en el mismo, no es recomendable que una palabra que aparezca muchas veces en el documento se muestre en el índice ya que difícilmente un lector tendrá paciencia para ir desplazándose por todas las páginas que señale el índice, por lo que lo ideal es usar palabras concisas y localizadas. Por ejemplo en un libro de recetas de cocina no tiene mucho sentido incluir la palabra "sal" ya que casi todas las recetas la incluyen.

Marcar una palabra es muy sencillo, basta con seleccionarla en el documento y pulsar el botón "Marcar entrada" de la pestaña "Referencias".

Figura 5: Marcación de una palabra como entrada de índice

Para realizar un índice simple habrá que pulsar el botón "Marcar todas", para que busque esta misma palabra en todo el documento y luego pueda encontrar las páginas en las que están. Hay que señalar que aquí se distinguen mayúsculas de minúsculas, por lo que si se quiere buscar la palabra en los dos formatos habrá que marcar 2 entradas, una para las mayúsculas y otra para las minúsculas.

Si está activado el botón de "mostrar caracteres ocultos", aparecerá un código junto a cada palabra que se añada al índice con este formato: {XE "palabra añadida al índice}

Figura 6: Código referente a la marcación de una palabra como índice

Esto se haría con cada una de las palabras que se desea que se añadan al índice, de ahí que esta labor sea más tediosa. Una vez que se hayan insertado todas las palabras simplemente habrá que insertar el índice propiamente dicho desde el botón visto anteriormente, donde podremos otra vez gestionar como se va a mostrar el índice, incluyendo el número de columnas a mostrar

Figura 7: Ventana correspondiente a la creación del índice por palabras

Y este es el resultado final, como se puede apreciar si una palabra aparece más de una vez en la misma página, MS Word no indica el número de página 2 veces, también se puede apreciar como la palabra "comando" y "Comando" salen ambas ya que una está escrita con mayúsculas y otra con minúscula.

Figura 8: Resultado final de la creación del índice de palabras

En un próximo post se verá como crear la tabla de contenido, algo que cualquier libro o documento grande con varios apartados debería tener siempre.

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