Maquetar libros con Word 2010 IX de X. Tabla de contenido

En los post anteriores:

Maquetar libros con Word 2010 I. Introducción.

Maquetar libros con Word 2010 II. El tamaño del libro.

Maquetar libros con Word 2010 III. La elección de la fuente.

Maquetar libros con Word 2010 IV. Los estilos.

Maquetar libros con Word 2010 V. Tratamiento de imágenes.

Maquetar libros con Word 2010 VI. Secciones del documento.

Maquetar libros con Word 2010 VII. El documento maestro.

Maquetar libros con Word 2010 VIII. Índice de imágenes y de palabras.

Estuvimos viendo la utilización de las múltiples herramientas de MS Word para la maquetación de libros, para finalmente llegar a tener el libro casi completo. Incluso se realizaron un índice de imágenes y un índice de palabras. El último paso para finalizar el libro es crear la tabla de contenido. Esta no es más que el índice inicial con los contenidos del libro, para indicar en qué página está tal capítulo o subcapítulo.

Dicha tabla de contenido suele estar al principio del libro y se hace al finalizar la creación de este, ya que debe incluir todos los apartados que el libro contenga, por lo que conviene reservar al menos 2 páginas al principio del libro para su creación. Hay que tener en cuenta que la creación de la tabla de contenido al principio del libro debe ocupar siempre un número de páginas par, ya que si no trastocaría el comienzo de los capítulos, y estos comenzarían en página par y no en impar que es en la que deben comenzar, por lo que si una tabla de contenido ocupa digamos 3 páginas, se debe añadir una página adicional tras el índice para que el resto de los capítulos mantengan la estructura ya creada.

Esto último se deberá revisar en la propia tabla de contenido que se crea, en la que se mostrarán los números de página correspondientes a cada capítulo. En este post lo haremos mal adrede la primera vez y así ver como se arregla si se inserta una nueva página.

Para la creación de una tabla de contenido es fundamental que los capítulos y subcapítulos que se van a incluir tengan un estilo de tipo "Título", lo ideal es que los títulos principales de los capítulos tengan "Título 1", los subcapítulos un "Título 2", los apartados de los subcapítulos un "Título 3" y así sucesivamente, tal y como se mencionó en el post IV de la serie.

Una vez que nos hemos asegurado de que nuestros capítulos, subcapítulos y demás tienen el estilo "Título" correspondiente se procede a crear la tabla de contenido. Para ello hay que situarse en la página donde se quiere crear la tabla de contenido y se pulsa el botón "Insertar tabla de contenido" de la pestaña "Referencias".

Figura 1: Acceso a la ventana correspondiente a la creación de una tabla de contenido

En la ventana que se abre se indican las características de la tabla de contenido, entre ellas hay que indicar cuantos niveles va a tener ésta y que estilos se van a utilizar para identificar los niveles. Desde el botón "Opciones" se accede a la parte donde se elige esto último, como se puede apreciar son los estilos de tipo "Título" pero podrían ser otros. Por defecto se seleccionan 3 niveles, por lo que en la tabla de contenido (MS Word siempre la referencia con las siglas TDC), aparecerían todas los textos que tuvieran estilos de tipo "Título 1", "Título 2" y "Título 3".

Figura 2: Ventanas principales de modificación de una tabla de contenido

Otro botón a reseñar es el de "Modificar", en el que se indican los estilos de la propia tabla de contenido, a la cual MS Word le aplica unos propios, que se pueden ver en el panel de "Estilos". Estos estilos son TDC 1, TDC 2, TDC 3, etcétera. Desde esta misma ventana se pueden ver y cambiar las características de estos.

Figura 3: Modificación de los estilos de la propia tabla de contenido

Una vez definidas las características de la tabla de contenido y su formato se inserta la misma, simplemente aceptando, siendo el resultado el que se muestra a continuación.

Figura 4: Tabla de contenido ya creada con posibilidad de Actualizar los campos

Como se puede apreciar, en la propia tabla de contenido aparece también el Índice, esto es porque el texto "Índice" que titula este apartado tiene también un estilo de tipo "Título 1", se puede observar además la concordancia entre el panel de navegación y la tabla de contenido, ya que ambos utilizan los estilos de tipo "Título" para su labor. Señalar además que esta tabla de contenido ocupa una sola página, lo que hace que los capítulos empiecen en página par, tal y como se ve en la imagen, esto es lo que he mencionado al principio que está mal hecho, si hubiera dejado 2 páginas para la tabla de contenido, esto no hubiera pasado. El arreglo de esto consiste en insertar una página en blanco a continuación del índice y actualizar la tabla de contenido para que recalcule la numeración de páginas. Esto último se hace pinchando el botón "Actualizar campos" que se muestra en la imagen anterior.

Figura 5: Tabla de contenido ya actualizada con los capítulos en página impar

Parece que ya hemos terminado el libro y está todo bien, pero no es así, falta un detalle muy importante que hay que tener en cuenta siempre que se trabaje con tablas de contenido y con índices sean del tipo que sean. Al insertar el índice y una página más en blanco, el documento ahora tiene una página más por lo que los índices de palabras y de imágenes creados anteriormente (véase post VIII), ya no concuerdan con las páginas que indican, por lo que hay que actualizarlos, para ello hay que situarse sobre los índices mencionados y con el botón derecho pulsar la opción "Actualizar campos"

Figura 6: Índice de palabras pendiente de actualizar

Figura 7: Índice de palabras ya actualizado

Con esto ahora ya sí estaría finalizado el libro, de principio a fin

De todas formas conviene siempre darle un repaso final y mirar sobre todo los siguientes apartados, que es donde más problemas suele haber:

• Los encabezados y pies de página correspondientes a las distintas secciones.
• Que en los capítulos, subcapítulos y diversos apartados que conformen nuestro documento final, no se nos haya pasado darle un estilo de tipo "Título", ya que entonces no aparecería en la tabla de contenido
• Que todas las imágenes o tablas tengan su correspondiente pie de imagen o de tabla, con el estilo correspondiente y así puedan aparecer en los índices de imágenes y tablas.

En caso de alguna modificación de cualquiera de estos 3 puntos hay que volver a actualizar los índices y la tabla de contenido.

Una vez creado el libro llega el momento de publicarlo bien en Internet, bien en imprenta. En ambos casos es conveniente convertir el libro a PDF, lo que veremos en el siguiente y último post de esta serie.

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