Windows Técnico : Libros, Word

Maquetar libros con Word 2010 IX de X. Tabla de contenido

adiaz — Tue, 17 Jul 2012 08:05:48 GMT

En los post anteriores:

Maquetar libros con Word 2010 I. Introducción.

Maquetar libros con Word 2010 II. El tamaño del libro.

Maquetar libros con Word 2010 III. La elección de la fuente.

Maquetar libros con Word 2010 IV. Los estilos.

Maquetar libros con Word 2010 V. Tratamiento de imágenes.

Maquetar libros con Word 2010 VI. Secciones del documento.

Maquetar libros con Word 2010 VII. El documento maestro.

Maquetar libros con Word 2010 VIII. Índice de imágenes y de palabras.

Estuvimos viendo la utilización de las múltiples herramientas de MS Word para la maquetación de libros, para finalmente llegar a tener el libro casi completo. Incluso se realizaron un índice de imágenes y un índice de palabras. El último paso para finalizar el libro es crear la tabla de contenido. Esta no es más que el índice inicial con los contenidos del libro, para indicar en qué página está tal capítulo o subcapítulo.

Dicha tabla de contenido suele estar al principio del libro y se hace al finalizar la creación de este, ya que debe incluir todos los apartados que el libro contenga, por lo que conviene reservar al menos 2 páginas al principio del libro para su creación. Hay que tener en cuenta que la creación de la tabla de contenido al principio del libro debe ocupar siempre un número de páginas par, ya que si no trastocaría el comienzo de los capítulos, y estos comenzarían en página par y no en impar que es en la que deben comenzar, por lo que si una tabla de contenido ocupa digamos 3 páginas, se debe añadir una página adicional tras el índice para que el resto de los capítulos mantengan la estructura ya creada.

Esto último se deberá revisar en la propia tabla de contenido que se crea, en la que se mostrarán los números de página correspondientes a cada capítulo. En este post lo haremos mal adrede la primera vez y así ver como se arregla si se inserta una nueva página.

Para la creación de una tabla de contenido es fundamental que los capítulos y subcapítulos que se van a incluir tengan un estilo de tipo "Título", lo ideal es que los títulos principales de los capítulos tengan "Título 1", los subcapítulos un "Título 2", los apartados de los subcapítulos un "Título 3" y así sucesivamente, tal y como se mencionó en el post IV de la serie.

Una vez que nos hemos asegurado de que nuestros capítulos, subcapítulos y demás tienen el estilo "Título" correspondiente se procede a crear la tabla de contenido. Para ello hay que situarse en la página donde se quiere crear la tabla de contenido y se pulsa el botón "Insertar tabla de contenido" de la pestaña "Referencias".

Figura 1: Acceso a la ventana correspondiente a la creación de una tabla de contenido

En la ventana que se abre se indican las características de la tabla de contenido, entre ellas hay que indicar cuantos niveles va a tener ésta y que estilos se van a utilizar para identificar los niveles. Desde el botón "Opciones" se accede a la parte donde se elige esto último, como se puede apreciar son los estilos de tipo "Título" pero podrían ser otros. Por defecto se seleccionan 3 niveles, por lo que en la tabla de contenido (MS Word siempre la referencia con las siglas TDC), aparecerían todas los textos que tuvieran estilos de tipo "Título 1", "Título 2" y "Título 3".

Figura 2: Ventanas principales de modificación de una tabla de contenido

Otro botón a reseñar es el de "Modificar", en el que se indican los estilos de la propia tabla de contenido, a la cual MS Word le aplica unos propios, que se pueden ver en el panel de "Estilos". Estos estilos son TDC 1, TDC 2, TDC 3, etcétera. Desde esta misma ventana se pueden ver y cambiar las características de estos.

Figura 3: Modificación de los estilos de la propia tabla de contenido

Una vez definidas las características de la tabla de contenido y su formato se inserta la misma, simplemente aceptando, siendo el resultado el que se muestra a continuación.

Figura 4: Tabla de contenido ya creada con posibilidad de Actualizar los campos

Como se puede apreciar, en la propia tabla de contenido aparece también el Índice, esto es porque el texto "Índice" que titula este apartado tiene también un estilo de tipo "Título 1", se puede observar además la concordancia entre el panel de navegación y la tabla de contenido, ya que ambos utilizan los estilos de tipo "Título" para su labor. Señalar además que esta tabla de contenido ocupa una sola página, lo que hace que los capítulos empiecen en página par, tal y como se ve en la imagen, esto es lo que he mencionado al principio que está mal hecho, si hubiera dejado 2 páginas para la tabla de contenido, esto no hubiera pasado. El arreglo de esto consiste en insertar una página en blanco a continuación del índice y actualizar la tabla de contenido para que recalcule la numeración de páginas. Esto último se hace pinchando el botón "Actualizar campos" que se muestra en la imagen anterior.

Figura 5: Tabla de contenido ya actualizada con los capítulos en página impar

Parece que ya hemos terminado el libro y está todo bien, pero no es así, falta un detalle muy importante que hay que tener en cuenta siempre que se trabaje con tablas de contenido y con índices sean del tipo que sean. Al insertar el índice y una página más en blanco, el documento ahora tiene una página más por lo que los índices de palabras y de imágenes creados anteriormente (véase post VIII), ya no concuerdan con las páginas que indican, por lo que hay que actualizarlos, para ello hay que situarse sobre los índices mencionados y con el botón derecho pulsar la opción "Actualizar campos"

Figura 6: Índice de palabras pendiente de actualizar

Figura 7: Índice de palabras ya actualizado

Con esto ahora ya sí estaría finalizado el libro, de principio a fin

De todas formas conviene siempre darle un repaso final y mirar sobre todo los siguientes apartados, que es donde más problemas suele haber:

Los encabezados y pies de página correspondientes a las distintas secciones.
Que en los capítulos, subcapítulos y diversos apartados que conformen nuestro documento final, no se nos haya pasado darle un estilo de tipo "Título", ya que entonces no aparecería en la tabla de contenido
Que todas las imágenes o tablas tengan su correspondiente pie de imagen o de tabla, con el estilo correspondiente y así puedan aparecer en los índices de imágenes y tablas.

En caso de alguna modificación de cualquiera de estos 3 puntos hay que volver a actualizar los índices y la tabla de contenido.

Una vez creado el libro llega el momento de publicarlo bien en Internet, bien en imprenta. En ambos casos es conveniente convertir el libro a PDF, lo que veremos en el siguiente y último post de esta serie.

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Maquetar libros con Word 2010 VIII de X. Índice de imágenes y de palabras

adiaz — Tue, 10 Jul 2012 07:26:52 GMT

En los post anteriores:

Maquetar libros con Word 2010 I. Introducción.

Maquetar libros con Word 2010 II. El tamaño del libro.

Maquetar libros con Word 2010 III. La elección de la fuente.

Maquetar libros con Word 2010 IV. Los estilos.

Maquetar libros con Word 2010 V. Tratamiento de imágenes.

Maquetar libros con Word 2010 VI. Secciones del documento.

Maquetar libros con Word 2010 VII. El documento maestro.

Estuvimos viendo la utilización de las múltiples herramientas de MS Word para la maquetación de libros, para finalmente llegar a tener el libro casi completo. De hecho el libro como tal ya estaría creado, lo que le faltaría por hacer es un par de remates para dejarlo más completo. Hoy hablaré del primero de esos remates, que es generalmente el menos importante de los dos. Dejaré para el siguiente post el otro "remate".

Si tenemos un libro académico que contiene muchas imágenes y estas son importantes para entender bien el libro, es útil la creación de un índice de imágenes, para que el lector pueda acceder a ellas rápidamente. Es fundamental para la creación del índice de imágenes que estas tengan un pie de imagen con un estilo concreto. Normalmente ese estilo es el llamado estilo "epígrafe" que ya viene incluido en los estilos de MS Word, tal y como se mencionó en el post número IV de la serie.

Una vez que nos hemos asegurado de que todos los pies de imagen de todas las imágenes que queremos incluir en el índice tienen un estilo común, estamos ya en disposición de crear el índice de imágenes. Para ello hay que situarse donde queramos insertar el índice (normalmente al final del libro, en una página impar) y desde ahí acceder a la pestaña Referencias-Títulos-Insertar Tabla de ilustraciones

Figura 1: Acceso a la tabla de ilustraciones

Desde donde se podrá acceder a una ventana donde indicaremos como queremos que sea el índice de imágenes, si tendrá relleno de puntos entre el título y el número, y lo más importante, que estilo es el que se ha diseñado para los títulos de las imágenes, como ya se ha mencionado es el estilo "epígrafe", pero podría ser otro.

Figura 2: Parámetros de creación de la tabla de ilustraciones

Figura 3: Creación de la tabla de ilustraciones

Con esto ya estaría finalizado el índice de imágenes, si en vez de imágenes el documento incluyera diversas tablas, se podría crear también un índice de tablas de la misma manera.

Otra posibilidad es crear un índice alfabético, para que el lector busque la ubicación de palabras completas. Esta opción también está disponible en la pestaña "Referencias-Insertar índice".

Figura 4: Botones correspondientes al Índice

Antes de crear el índice hay que marcar las palabras que queramos que aparezcan en el mismo, no es recomendable que una palabra que aparezca muchas veces en el documento se muestre en el índice ya que difícilmente un lector tendrá paciencia para ir desplazándose por todas las páginas que señale el índice, por lo que lo ideal es usar palabras concisas y localizadas. Por ejemplo en un libro de recetas de cocina no tiene mucho sentido incluir la palabra "sal" ya que casi todas las recetas la incluyen.

Marcar una palabra es muy sencillo, basta con seleccionarla en el documento y pulsar el botón "Marcar entrada" de la pestaña "Referencias".

Figura 5: Marcación de una palabra como entrada de índice

Para realizar un índice simple habrá que pulsar el botón "Marcar todas", para que busque esta misma palabra en todo el documento y luego pueda encontrar las páginas en las que están. Hay que señalar que aquí se distinguen mayúsculas de minúsculas, por lo que si se quiere buscar la palabra en los dos formatos habrá que marcar 2 entradas, una para las mayúsculas y otra para las minúsculas.

Si está activado el botón de "mostrar caracteres ocultos", aparecerá un código junto a cada palabra que se añada al índice con este formato: {XE "palabra añadida al índice}

Figura 6: Código referente a la marcación de una palabra como índice

Esto se haría con cada una de las palabras que se desea que se añadan al índice, de ahí que esta labor sea más tediosa. Una vez que se hayan insertado todas las palabras simplemente habrá que insertar el índice propiamente dicho desde el botón visto anteriormente, donde podremos otra vez gestionar como se va a mostrar el índice, incluyendo el número de columnas a mostrar

Figura 7: Ventana correspondiente a la creación del índice por palabras

Y este es el resultado final, como se puede apreciar si una palabra aparece más de una vez en la misma página, MS Word no indica el número de página 2 veces, también se puede apreciar como la palabra "comando" y "Comando" salen ambas ya que una está escrita con mayúsculas y otra con minúscula.

Figura 8: Resultado final de la creación del índice de palabras

En un próximo post se verá como crear la tabla de contenido, algo que cualquier libro o documento grande con varios apartados debería tener siempre.

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Maquetar libros con Word 2010 VII de X. El documento maestro

adiaz — Tue, 03 Jul 2012 14:34:02 GMT

En los post anteriores:

Maquetar libros con Word 2010 I. Introducción.

Maquetar libros con Word 2010 II. El tamaño del libro.

Maquetar libros con Word 2010 III. La elección de la fuente.

Maquetar libros con Word 2010 IV. Los estilos.

Maquetar libros con Word 2010 V. Tratamiento de imágenes.

Maquetar libros con Word 2010 VI. Secciones del documento.

Estuvimos viendo la utilización de las múltiples herramientas de MS Word para la maquetación de libros, por lo que llegados a este punto se supone que ya tenemos todos los capítulos maquetados individualmente. Es decir, tenemos una serie de capítulos con un número de páginas par, con imágenes, encabezados y pies de página, y todos ellos utilizan los mismos estilos. Todas estas pautas se han ido viendo en los anteriores post.

Para finalizar el libro nos faltan básicamente 2 cosas, la primera son los índices y la segunda es aunarlo todo en un único libro. Como tenemos todos los capítulos por separado, primero hay que unirlo todo y luego crear el índice cuando ya está todo el libro en un único documento. El porqué se hace en distintos capítulos es por comodidad, no es lo mismo trabajar con archivos de 20 páginas que de 200.

Ahora llega el momento de unir todos los archivos. Empezaremos creando un nuevo documento con las características de los demás, es decir tendrá el mismo tamaño de página, los mismos estilos y el mismo modelo de encabezado y pies de página que el resto. Este será nuestro documento maestro, y en este archivo insertaremos los capítulos por orden. Se puede aprovechar este documento para poner lo primero que vaya a aparecer en el libro antes del primer capítulo o de la introducción, es decir los datos legales como el ISBN o nombre del autor y colaboradores, una imagen de introducción, etcétera. En un próximo post se mostrará como insertar aquí el índice de contenidos del libro, que normalmente aparece al principio del mismo, antes del prólogo y del primer capítulo.

Una vez que hemos creado este documento, hay que verlo como un “Esquema”, esto se puede hacer desde la pestaña “Vista”-“Vistas de documento”. Veremos que nuestro documento cambia, han desaparecido las reglas y se ha creado una nueva pestaña “Esquema” en la parte superior. De esta pestaña la opción más importante es la correspondiente a “Documento maestro”.

Pulsaremos el botón “Mostrar documento”, y aparecerán una serie de botones para trabajar con los distintos archivos que se van a insertar.

Figura 1: Vista Esquema del libro maestro

Lo primero que haremos será insertar el primer capítulo del libro, para ello simplemente nos situaremos al final de este documento y pulsaremos el botón de “Insertar” y elegimos el primer archivo.

Con esto se ha insertado un vínculo a dicho archivo, teniendo la posibilidad de ver únicamente el título del mismo, o los subtítulos en función del estilo que se haya aplicado a cada una de las partes del documento que se ha insertado. Esto se evalúa en la parte superior donde pone "Mostrar nivel", correspondiéndose cada nivel con los estilos de tipo "título" del documento insertado. (Se mencionó la importancia de los estilos en el post número 4 de esta serie).

Figura 2: Inserción de 3 archivos al libro maestro, mostrando únicamente los estilos de Título 1

El candado que se muestra junto a cada elemento insertado, indica que los archivos están bloqueados, y el icono que está sobre dicho candado señala que los ficheros no están físicamente en el libro maestro, lo que hay únicamente es un vínculo. Para "volcarlos" al libro maestro hay que pulsar el botón de "desvincular", con lo que ahora sí, el archivo ya está en el libro maestro, el cual se compone de un único archivo pero con el contenido de los otros tres en este caso.

Figura 3: Archivos en el libro maestro ya desvinculados

Hay que señalar que el documento original insertado sigue existiendo, es decir el contenido del archivo de Word una vez desvinculado está en el documento maestro que será a partir de ahora el libro final y en el documento original. Para ver el libro final simplemente hay que cerrar la vista esquema con el botón de la parte superior derecha. Tendremos en este caso un documento con el contenido de los ficheros incrustados y sus correspondientes secciones, imágenes, encabezados y pies de página, etcétera.

Figura 4: Libro maestro con 3 documentos insertados

Se continuaría así con todos los capítulos ya creados, revisando que cada capítulo empiece en página impar. Con esto ya casi estaría el libro acabado, faltaría por insertar el índice de imágenes e índice de palabras (si hubiera) y la tabla de contenido con el índice del propio libro.

En un próximo post se verá como crear los índices de imágenes y los índices de palabras.

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Maquetar libros con Word 2010 VI de X. Secciones del documento

adiaz — Tue, 14 Feb 2012 09:51:00 GMT

En los post anteriores:

Maquetación de libros con Word 2010 I. Introducción.

Maquetación de libros con Word 2010 II. El tamaño del libro.

Maquetación de libros con Word 2010 III. La elección de la fuente.

Maquetación de libros con Word 2010 IV. Los estilos.

Maquetación de libros con Word 2010 V. Tratamiento de imágenes.

Estuvimos preparando a MS Word para la maquetación de libros, para ello se analizaron los elementos principales que intervendrían en la maquetación, el tamaño de las páginas, del libro, la creación de estilos, y cómo hacer un tratamiento correcto de las imágenes.

En este nuevo post veremos uno de los apartados más importantes a la hora de manejar los distintos capítulos de un libro: Las secciones.

Una sección es básicamente una división en el propio documento de MS Word, gracias a las secciones se puede hacer por ejemplo que haya páginas en vertical y otras en horizontal, que las hojas tengan distinto tamaño dentro del mismo documento, y en general lo más importante a la hora de maquetar un libro: Que cada capítulo tenga distintos encabezados y pies de página, ya que al menos hay una sección por cada capítulo. Esto será fundamental a la hora de crear el libro maestro. Como se verá en un próximo post.

Por defecto cada documento tiene una sección. Cuando se establece que éste tenga páginas pares e impares diferentes (Véase post 1), Word divide automáticamente cada sección de esta manera, con lo que el texto que se inserte en un encabezado se mostrará sólo en las páginas pares o impares en función del número de página donde se haya insertado.

En los encabezados y pies de página se suelen indicar textos que se quieren repetir en todo el libro y que son informativos, por ejemplo son muy utilizados para indicar en qué capítulo del libro se está situado, quién es el autor, etcétera.

Para verlo hay que insertar un encabezado o pie desde la pestaña “Insertar”- “Encabezado” o “Pie de página”. En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo. Se ha reducido el tamaño de la página y se ha ampliado considerablemente el de los encabezados y los pies de página, para que se pueda apreciar que sólo las páginas impares tienen un encabezado.

Texto en los encabezados de página de las páginas impares solamente.

El manejo de los pies de página es exactamente igual. MS Word ofrece una serie de plantillas para los encabezados y para los pies de página, algunas de estas plantillas ya incluye el número de página. Además también hay plantillas para el propio número de página, sin necesidad de usar encabezado o pie de página. En las siguientes imágenes se muestran las plantillas para los encabezados y para los números de página.

Encabezados y pies de página ya preestablecidos

Una vez definido el estilo del encabezado y del pie de página (si existen en el libro), habrá que asignárselo a las páginas pares o impares. Para ello muchos de estos encabezados y pies de página ya predefinidos indican si están preparados para la página par o impar. El motivo de esto muchas veces es que el número de página aparezca en la izquierda en las páginas pares y en la derecha en las impares.

Finalmente hay que tener en cuenta una cosa muy importante, cada capítulo del libro debe tener un número par de páginas, y siempre empezará en una página impar, que es la de la derecha.

Ejemplo del formato del texto y numeración en un capitulo de un libro

Esto supone que si por el contenido del capítulo, éste tiene un número de páginas impar, la última página de ese capítulo aparecerá en blanco, para que así el siguiente capítulo tenga que empezar en una página impar. En tal caso en dicha página en blanco aparecerá también el encabezado y pie de página que hemos establecido previamente en todas las páginas pares del capítulo al que pertenece. Esto no queda bien, lo ideal es que esa página “de sobra” aparezca en blanco, para ello hay que crear una nueva sección sólo para esa página, desde la pestaña “Diseño de pagina”, en el botón “Saltos”. En ese apartado se muestran los distintos saltos de sección disponibles, así como los diversos saltos de página.

Distintos tipos de "Saltos" en un documento de Word

Una vez creada la nueva sección, ésta estará vinculada por defecto con la anterior, por lo que tendrá los mismos encabezados y pies de página que las páginas pares si es página par o impares si es impar. Para desvincular esta nueva sección de las anteriores hay que desactivar la opción “Vincular del anterior”, dentro del menú correspondiente a “Herramientas de encabezado y pie de página” que aparecerá cuando nos situemos bien dentro del encabezado o bien dentro del pie de página. Esta opción existe para el encabezado y para el pie de página, por lo que si se quieren desvincular ambos hay que desactivarla desde los dos sitios. Una vez desvinculada ya se podrán eliminar los encabezados y pies de esta sección y así el resto del capítulo permanecerá con sus encabezados y pies.

Estas pautas habrá que seguirlas siempre que se quieran tener distintos encabezados y pies de página en páginas contiguas, por lo que es una tarea bastante habitual.

En un próximo post se verán como unir todos los capítulos del libro en uno sólo, utilizando para ello un “Documento Maestro”.

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Maquetar libros con Word 2010 IV de X. Los estilos.

adiaz — Tue, 17 Jan 2012 09:22:24 GMT

En los post anteriores:

Maquetar libros con Word 2010 I. Introducción.

Maquetar libros con Word 2010 II. El tamaño del libro.

Maquetar libros con Word 2010 III. La elección de la fuente.

Hicimos una pequeña introducción acerca de la maquetación de libros, donde veíamos como se establecía el tamaño de los mismos, y las posibilidades que ofrecían los distintos tipos de fuentes. Continuamos ahora en este post con la creación de estilos. Este es uno de los más importantes de la serie, ya que muchos de los demás apartados a considerar en diversos post utilizarán los estilos mencionados aquí.

La utilización de estilos es fundamental para establecer el tamaño del texto a utilizar. La elección de estilos vendrá también dada por la cantidad de número de páginas que se desea que tenga el libro. En función de esto y si el libro es muy grande, puede ser interesante hasta hacerlo en 2 partes y maquetar 2 libros distintos. El número exacto de páginas no se puede saber hasta que se finalice la maquetación, pero dependiendo de las páginas que tenga el libro sin maquetar en formato DIN-A4, y el tamaño de las páginas establecido (véase post II de la serie), se puede más o menos saber cuántas páginas tendrá el libro. En Informática 64 los libros no suelen exceder de 272 páginas.

Llegados a este punto consideramos que ya sabemos el tipo de fuente que vamos a utilizar para los distintos apartados que tendrá nuestro libro. Hay que indicar que es común pasar por alto algún apartado, por lo que no es raro que a última hora haya que crear un estilo nuevo para ese apartado que se nos ha olvidado.

Entre los tipos de texto que conformarán cada uno de los apartados del libro estarán:

- Texto normal: Es el cuerpo del libro, y contiene el texto en el que estará escrito casi todo el libro. La elección del tipo de letra y tamaño de este apartado es fundamental, ya que todos los demás estarán condicionados por él.

- Texto de los títulos: Como su nombre indica hace referencia al título de un apartado del libro, por ejemplo un capítulo, subcapítulo, sección, etcétera. En función del tipo de libro tendremos varios de ellos.

- Textos variados: Son otros tipos de texto que se dan en el libro en menor grado que los otros. Por ejemplo el texto del pie de imagen, el texto de los índices, el texto de los encabezados y pies de página, y un largo etcétera.

Una vez que tenemos un listado de los distintos tipos de texto que vamos a necesitar llegamos al punto de crear un estilo para cada uno de ellos. Microsoft Word, por defecto ya tiene un conjunto de estilos creado, podemos verlos desde la pestaña "Inicio", en la parte derecha, aparece un apartado llamado "Estilos":

Pestaña Inicio con el apartado Estilos

Estos estilos estarán siempre presentes durante la maquetación, ya que su utilización será constante, tanto, que será conveniente tenerlos siempre visibles, pulsando el botón de la esquina inferior derecha del apartado "Estilos"

Vista general de los estilos disponibles.

La labor ahora es muy sencilla, hay que modificar los estilos ya creados por Word y asignarles nuestras características en los estilos que ya existan, y crear los nuevos en los que no existan. Otra cosa a señalar es que no se muestran todos los estilos que existen en el documento, para mostrar las distintas categorías de estilos que se pueden ver hay que pulsar el botón de "Opciones" de la esquina inferior derecha.

Opciones de visualización de estilos

Para empezar modificaremos el estilo llamado "Normal", este estilo es el que se utilizará para el cuerpo del libro. Otros que hay que modificar son los de tipo "Título nº", por defecto aparecen "Título", "Título 1" y "Título 2", pero hay hasta 9 estilos de tipo “Título”, y el estilo llamado “epígrafe”, para los títulos de las imágenes. Estos estilos son fundamentales, ya que son los que se utilizarán luego en los índices. Además gracias a estos títulos se podrán previsualizar los distintos apartados del documento a través del panel de navegación, tal y como se mencionó en otro post.

Para modificar los estilos basta con situarse sobre uno de ellos y con el botón derecho seleccionar la opción “Modificar”. A continuación se abrirá una ventana flotante para establecer las características de dicho estilo.

Acceso a la modificación de estilos

Ventana principal para modificar estilos.

Para crear uno nuevo desde el principio hay que pinchar en el primer botón de la parte inferior de la paleta estilos. En tal caso nos mostrará una ventana como la anterior.

Botones para crear, inspeccionar y administrar estilos.

Una vez que disponemos de los estilos que necesitamos sólo hay que aplicarlos a los textos. Para ello hay que seleccionar el texto y pinchar a continuación en el estilo que queramos aplicarle. Antes de hacer esto es conveniente pulsar el botón “Mostrar Todo” o “mostrar caracteres ocultos” que nos indicará dónde hay un párrafo, una tabulación, un espacio en blanco, y un largo etcétera, su acceso rápido es “Control+Shift+(“. Esto nos ayudará a establecer los estilos a los textos adecuadamente.

Paleta de estilos con los estilos necesarios para nuestra maquetación

En los siguientes capítulos del libro no habrá que crear los estilos de nuevo, sino que habrá que importarlos desde este mismo archivo que hemos creado, esto se hará desde la ventana “Administrar estilos” a partir del botón “Importar o exportar”.

Administrador de Estilos

Importación y exportación de estilos

En un próximo post veremos una de las opciones que más quebraderos de cabeza ocasiona al maquetar: El tratamiento de las imágenes.

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Maquetar libros con Word 2010 II de X. El tamaño del libro.

adiaz — Mon, 09 Jan 2012 12:10:49 GMT

En el post anterior hicimos una pequeña introducción acerca de la maquetación de libros en Informática 64, y establecimos unas premisas a considerar antes de realizar cualquier maquetación. Continuando con ello vamos ahora a dar el primer paso en la maquetación con MS Word.

Lo primero que hay que tener en cuenta es el tamaño del libro. El tamaño de las páginas en los editores de texto por defecto es DIN-A4, esto es 210mm de ancho × 297mm de alto. Este tamaño para un libro es excesivamente grande, y poco manejable, normalmente los libros son más pequeños tanto en alto como en ancho, en general tienden a ser más, digamos "cuadrados". Los libros de Informática 64 por ejemplo tienen un tamaño de 170mm de ancho x 220mm de alto, es un tamaño acorde al volumen de información que contienen.

Una vez creado un nuevo documento de Word, vamos a establecer el tamaño del libro, para ello hay que situarse en la pestaña "Diseño de página", y pulsar en el botón de la esquina inferior izquierda del apartado "Configurar página".

Acceso a la ventana “Configurar página”

En este apartado se abre una ventana flotante con 3 pestañas donde se establecen las principales características del documento. También se puede acceder a esta ventana haciendo doble clic en la regla vertical.

En este apartado hay 3 pestañas fundamentales para la maquetación de libros. En todas ellas en la parte inferior aparece el botón "Establecer como predeterminado" que hará que cuando se abra un nuevo documento de MS Word lo haga con las características que describamos en esta ventana, y un desplegable "Aplicar a ", en el que se establece si las propiedades establecidas son para todo el documento o sólo para la sección actual. En un próximo post se explicarán las secciones con más detalle. Debido a que el documento que hemos abierto es nuevo y sólo tiene una página, elegiremos la opción "Todo el documento", que es la que está por defecto. En todo caso es importante observar siempre el apartado de "Vista previa" que también aparece en las susodichas 3 pestañas, mostrando cada una una visualización distinta según lo que estemos modificando.

La primera pestaña es la de "Márgenes", aquí se establecen los márgenes del documento, es decir, la distancia que habrá del contenido del documento al límite del papel. También aquí se establecerán la orientación del mismo. En esta pestaña lo primero que hay que establecer es la "Orientación", que dejaremos en "Vertical", y lo segundo es en la sección de "Páginas" indicar como se van a visualizar estas, para ello en el desplegable de "Varias páginas" seleccionaremos la opción de "márgenes simétricos". Al hacerlo los nombres de los márgenes "Izquierdo" y "Derecho" habrán cambiado a "Exterior" e "Interior". El margen interior debe ser mayor que el exterior, ya que esta zona será el centro del libro y donde las páginas se pegarán o coserán en la imprenta, por lo que debe tener más espacio para la encuadernación. También se puede optar por establecer directamente un espacio para dicha encuadernación dándole un valor en la casilla del mismo nombre que aparece bajo el margen “Interior”.

Pestaña “Márgenes” en “Configurar página”

En la segunda pestaña con el nombre "Papel" habrá que establecer el tamaño de la página en centímetros, para ello en el desplegable seleccionamos la opción "Tamaño personal" y añadimos el tamaño que deseemos en centímetros tanto en ancho como en alto.

Pestaña “Papel” en “Configurar página”

La tercera pestaña es la correspondiente al diseño general de la página, aquí se establece donde tiene que empezar una sección por defecto. En la parte correspondiente a "Encabezados y pies de página" se establecerá si las páginas pares e impares son diferentes, para poder hacer que por ejemplo el número de la página siempre esté en la parte exterior del libro. También aquí se configura la distancia desde el borde de la página al encabezado en la parte superior y al pie en la parte inferior. El último apartado "Alineación vertical" hace referencia a la colocación en vertical de los elementos de la página, por defecto es superior, por eso cuando se escribe un texto aparece siempre en la parte de arriba de la página.

Pestaña “Diseño” en “Configurar página”

Con estas configuraciones ya se ha encuadrado el contenido del libro, ya que éste estará entre estos encabezados, pies de página, y márgenes, que tendrán el tamaño establecido. Ya se ha dado el primer paso para la maquetación, todos los capítulos que conforman el libro, así como los otros apartados que este puede incluir, como índices, bibliografía, etcétera, deberán tener estas mismas características.

En un próximo post veremos qué fuente elegiremos para nuestro libro. Es una elección fundamental, ya que hay fuentes más fáciles de leer que otras, por lo que según el contenido de nuestro libro la elección de una fuente u otra será crucial.

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Maquetar libros con Word 2010 I de X. Introducción

adiaz — Tue, 20 Dec 2011 09:48:00 GMT

En Informática 64 además de realizar labores de consultoría, impartir formación, desarrollar variadas herramientas informáticas y publicar información de diversa índole, desde el año 2009 nos dedicamos también a escribir y publicar libros, relacionados normalmente con la seguridad informática. A día de hoy, finales del año 2011 ya son 10 los libros publicados con un alto grado de satisfacción entre los lectores, y esperamos seguir publicando durante el año 2012.

En la creación de estos libros intervienen varias personas, la más importante de ellas por supuesto, es el autor o autores, que escribe el libro en un editor de texto cualquiera. Dicho editor es en un 99% de los casos Microsoft Word. Una vez que el autor tiene escrito el libro se lo pasa a la otra persona que interviene en el proceso: El maquetador. Éste se encarga de dar forma al libro y de que su lectura sea amigable. De este último punto es de lo que vamos a hablar en sucesivos post.

A la hora de maquetar libros hay programas especializados en ello, los más utilizados son QuarkXpress con una larga trayectoria en este ámbito y Adobe InDesign, sucesor de Adobe PageMaker, que en pocos años se ha convertido en un programa de referencia en este sentido, sobre todo por su interconectividad con otros programas de Adobe.

En contra de lo que se pudiera pensar, la maquetación de libros en Informática 64 la hacemos con Microsoft Word, el porqué de esto es sencillo, en mi santa ignorancia creí que así cualquiera de la empresa podría maquetar un manual, ya que todos manejamos Microsoft Word con soltura. Pero a la hora de la verdad esto no ha sido así, y al final por unas cosas o por otras me ha tocado a mí hacerlo siempre.

Antes de empezar a maquetar es importante tener en cuenta una serie de premisas que desde el principio deben estar claras. El seguimiento de estas premisas de principio a fin es fundamental, un cambio durante la maquetación de cualquiera de ellas dará al traste con parte del trabajo realizado, con lo que habrá que volver a maquetar, habiendo perdido el tiempo. De cada una de ellas hablaré en detalle en sucesivos post. A grandes rasgos son las siguientes:

Estipular el tamaño físico del libro, tanto el ancho como el alto.
Cuál será el tamaño de los márgenes y si contendrá encabezados y pies de página.
Cuántas páginas se desea que tenga el libro. Esto es importante a la hora de llevarlo a imprenta, ya que ésta muchas veces cobra en función de la cantidad de páginas que tenga el libro, por lo que saber el máximo número de las que podemos disponer es muy importante.
Qué fuentes se van a utilizar y el tamaño de cada una de ellas. Lo ideal es que el tipo de fuente tipográfica del contenido principal del libro sea de tipo Serif. En un próximo post hablaré con más detalle de esto.
Qué apartados contendrá el libro. Además del contenido en sí, puede contener "Índice de ilustraciones", "Índice de palabras" y un "Índice general de contenidos". También se pueden añadir otros apartados, como "Prefacio", "Referencias", "Bibliografía", "Otros libros publicados", etcétera.
Si se tienen todos los capítulos del libro. Es decir que si el contenido de lo que va a ser el libro lo tenemos completo o si durante la maquetación se añadirá o quitará algún capítulo. Esto último puede repercutir en la cantidad de páginas en total, y para ajustar el número posiblemente sea necesario modificar las fuentes, por lo que es importante asegurarse de que se tiene el documento con el contenido íntegro. Pequeños cambios de contenido son admisibles, pero añadir o quitar varias páginas puede repercutir negativamente en lo ya maquetado.
Si el libro contiene imágenes, es importante saber si estas serán en color o en blanco y negro. Dependerá del presupuesto, de la imprenta y de la importancia del color en las imágenes el decantarse por una u otra.

Estos son los principales aspectos a tener en cuenta antes de empezar la maquetación, por supuesto que en función del contenido del libro y a quien vaya destinado, a estas premisas se les pueden añadir otras. En todo caso el tener claros estos puntos nos darán un punto de partida sólido a partir del cual poder empezar a maquetar.

Para establecer correctamente estos aspectos es muy conveniente que el maquetador analice antes el documento que le ha pasado el autor, para ver cómo está configurado, y así crearse una visión global del mismo, lo que le ayudará a establecer las premisas indicadas.

Es muy importante indicar para una correcta maquetación, que un libro no se maqueta todo de una vez, ya que pequeños cambios al principio del documento reconfiguran todo lo demás. Por lo que la maquetación siempre se hace capítulo a capítulo, y cada uno de ellos se guarda en un archivo independiente, aunque con las mismas características que el resto. Una vez que se tienen todos los capítulos maquetados se crea un libro maestro con todos ellos. Microsoft Word tiene las herramientas apropiadas para ello.

Por último hay que tener en cuenta que la portada se realiza independientemente del contenido, y normalmente con un programa especializado en diseño gráfico. Para realizarla es importante saber el tamaño del libro ya establecido anteriormente y el número de páginas, ya que en función de ello el ancho del lomo variará.

En un próximo post veremos cómo se empieza la maquetación, estableciendo en primer lugar el tamaño del libro y la configuración de los márgenes, pies y encabezados.

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