Windows Técnico : office, Word 2010

Cambiar el formato de fecha con buscar y reemplazar en Word 2010 y Word 2013

adiaz — Fri, 22 Mar 2013 07:58:00 GMT

Post anteriores:

Uso de comodines al buscar y reemplazar en Word 2010 y 2013.

Buscar palabras por su principio y final en Word 2010 y Word 2013.

Cambiar el orden de las palabras con buscar y reemplazar en Word 2010 y Word 2013

Corregir faltas de ortografía con buscar y reemplazar en Word 2010 y Word 2013.

Buscar y reemplazar exceptuando texto en Word 2010 y Word 2013.

Cambiar puntos por comas en números en Word 2010 y Word 2013.

Un comodín de la herramienta buscar y reemplazar que es bastante útil en determinadas circunstancias es el de las llaves: {}. Se utiliza, para encontrar diversas apariciones de lo buscado. Entre las llaves hay que insertar 1 o 2 dígitos separados por un punto y coma. No admite el número 0, y tiene 3 posibles acepciones:

texto{nº veces}: Busca exactamente el número de caracteres pasados del texto buscado. Por ejemplo: c{2}, encontraría todas las cc que hay en estas palabras, pero no encontraría la primera "c" de conducción.

conducción

perfección

diccionario

ficción

inyección

acción

texto{nº veces; }: Busca al menos el número de caracteres pasado, del texto buscado. Con los datos anteriores, si buscamos c{1;}, sí devolvería la primera "c" de "conducción", además de las otras. Las otras "c" las iría encontrando sucesivamente y las iría señalando, ya que encontraría la primera "c" de cada "cc", y luego también encontraría "cc".

texto{mínimo nº veces; máximo nº veces}: Busca el texto pero al menos tiene que aparecer entre las veces indicadas ambas inclusive. La búsqueda c{1;2}, haría lo mismo que la vez anterior.

Estos comodines con estos ejemplos pueden ser útiles para buscar por ejemplo varios espacios en blanco seguidos, que es algo que aparece en muchos textos. Pero son más útiles si los usamos con otros comodines, por ejemplo para trasponer una fecha.

Es probable que nos encontremos un texto traducido, en el cual las fechas vienen en formato anglosajón, es decir: mes día, año. Supongamos que tenemos estas fechas, correspondientes al comienzo y fin de las guerras mundiales:

Julio 28, 1914

Noviembre 11, 1918

Septiembre 1, 1939

Septiembre 2, 1945

Lo que queremos es cambiarles el formato, para que sea así: día de mes de año. Además de trasponer el orden quitaremos la coma y añadiremos dos "de".

Para ello tenemos que pedirle a Microsoft Word que busque algo así: "Búscame un conjunto de caracteres que empiecen por una de las iniciales de los meses en mayúsculas, luego que haya un espacio, luego un número de 1 o 2 cifras correspondientes al día, luego una coma seguida de un espacio, y finalmente 4 cifras correspondientes al año. Todo ello lo cambias de orden, poniendo primero el día, luego la palabra "de", luego el mes, luego la palabra "de" otra vez y finalmente el año".

El patrón para buscar y reemplazar podría ser así:

Buscar: (<[EFMAJSOND]*>) ([0-9]{1;2}), ([0-9]{4})

Reemplazar: \2 de \1 de \3

Obsérvese que se han añadido los paréntesis sólo en las partes que luego se van a guardar, y que en el reemplazo añadimos dos "de", quitando la coma. El resultado sería así:

28 de Julio de 1914

11 de Noviembre de 1918

1 de Septiembre de 1939

2 de Septiembre de 1945

En próximos post veremos más utilidades de Buscar y Reemplazar con Microsoft Word, entre ellas por ejemplo cómo eliminar filas repetidas de un texto.

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Buscar y reemplazar exceptuando texto en Word 2010 y Word 2013

adiaz — Wed, 06 Mar 2013 15:29:00 GMT

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Uso de comodines al buscar y reemplazar en Word 2010 y 2013.

Buscar palabras por su principio y final en Word 2010 y Word 2013.

Cambiar el orden de las palabras con buscar y reemplazar en Word 2010 y Word 2013

Corregir faltas de ortografía con buscar y reemplazar en Word 2010 y Word 2013.

Otro de los comodines que existen y que puede tener mucha utilidad es el que utiliza el cierre del símbolo de admiración (!). Al igual que en lenguajes de programación significa "NO", por lo que sirve para buscar algo que no cumpla la condición pasada. Esta opción es muy interesante, ya que permite realizar búsquedas pero exceptuando algunas en concreto.

Por ejemplo, en muchos textos es probable que no se ponga una tilde en determinados tiempos en futuro, cuyo infinitivo acaba en "ar", como por ejemplo: funcionara, marcara, cantara. Microsoft Word marca estas palabras como válidas ya que en subjuntivo sí existen, por lo tanto el corrector ortográfico se las salta y toca al usuario poner la tilde correspondiente para no confundir por ejemplo funcionara en las frases "el ordenador funcionará mañana" de "ojala el ordenador funcionara", por poner uno de los múltiples ejemplos que hay.

Se podría realizar una búsqueda masiva con el comodín "*ara", para que devuelva todas las palabras que acabasen en "ara", pero la que saldría muchas veces sería por ejemplo la preposición "para". En este caso lo ideal sería que buscase las palabras que acabasen en "ara", pero exceptuando "para" o "Para". Esto se podría hacer de esta forma:

Buscar: "[!pP]ara"

Reemplazar: "ará".

Quedando la búsqueda tal que así:

Figura 1: Búsqueda de palabras que acaben en "ara", exceptuando "Para" y "para"

Pero si ejecutamos esta búsqueda veremos que al reemplazar quitaría las "n" que hay antes de los "ara" encontrados, por lo que en vez de "funcionará", aparecerá la palabra "funcioará". Esto es debido a que no le hemos indicado a Microsoft Word que tiene que dejar lo que haya escrito antes de la palabra buscada ("ara" en este caso), intacto. Por lo que tenemos que volver a utilizar los paréntesis que vimos en el post anterior, y quedaría así:

Buscar: "([!pP])ara"

Reemplazar por:"\1ará".

Figura 2: Resultado de reemplazar "ara" por "ará", menos en palabras que acaben en "Para" o "para"

Hay que señalar que esto no es una panacea, ya que formas verbales que acabasen en “para”, como por ejemplo "agrupara", no las mostraría. Lo que habría que hacer en tal caso sería una nueva búsqueda con estos parámetros:

Buscar: "([a-z])para"

Reemplazar por:"\1pará".

En el ejemplo que se muestra se ha cambiado el verbo "funcionara" por "agrupara", resaltado en amarillo, para ver el resultado:

Figura 3: Resultado de realizar el segundo reemplazo

Esta forma de buscar y reemplazar se puede utilizar en muchas situaciones en las que haya mal escrita parte de una palabra. En próximos post veremos más ejemplos y utilidades del Buscar y Reemplazar de Word.

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Corregir faltas de ortografía con buscar y reemplazar en Word 2010 y Word 2013.

adiaz — Thu, 28 Feb 2013 15:13:00 GMT

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Uso de comodines al buscar y reemplazar en Word 2010 y 2013.

Buscar palabras por su principio y final en Word 2010 y Word 2013.

Cambiar el orden de las palabras con buscar y reemplazar en Word 2010 y Word 2013

Se pueden utilizar los comodines que incorpora Microsoft Word en sus múltiples versiones para en según qué casos corregir faltas de ortografía repetitivas.

Por ejemplo es común ver construcciones como estas: "a estado", "a mirado", "a peleado", etcétera. Es decir se pone la preposición "a" en vez de la forma verbal "ha", que se utiliza en los participios.

Gracias a lo que hemos visto en anteriores post podríamos buscar estos textos y sustituirlos todos por la forma correcta "ha + participio". Por ejemplo, supongamos que tenemos este texto, en el que se ha marcado en verde las palabras terminadas en "ado":

Figura 1: Texto con participios mal escritos

Además en la segunda línea está la palabra "mantecado", y en la tercera "estado", que no deberían interferir, ya que no tienen un " a" delante.

Básicamente habría que pedirle a Word: "Busca una palabra que termine en 'ado', y que la palabra anterior sea una 'a', pero que sea una palabra completa, es decir una ' a'."

Con lo visto anteriormente esta búsqueda sería así:

"( a) (*ado>)"

Los paréntesis están para agrupar las partes a buscar. Word buscará todo el texto seguido, pero a la hora de realizar los cambios al reemplazar el texto, sólo querremos cambiar lo que hemos puesto en el primer paréntesis, dejando como está el resto.

Y el texto a sustituir sería así:

" ha \2"

Figura 2: Cambio de participios acabados en "ado"

Nótese que hay un espacio antes del "ha \2", ese espacio es el que separa la forma verbal "ha" de la anterior palabra. Siendo este el resultado:

Figura 3: Cambios realizados en el documento

Esto puede ser muy útil, ya que en documentos muy largos si tienen faltas de ortografía podremos buscar y reemplazar las faltas que más se repitan rápidamente. En próximos post veremos cómo seguir remplazando caracteres con otros comodines y también ayudándonos de caracteres especiales para "proteger" parte del texto.

Por otro lado si quieres aprender sobre los secretos de los sistemas Microsoft Windows, te recomendamos leer el libro de Sergio de los Santos "Máxima Seguridad en Windows: Secretos Técnicos"

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Cambiar el orden de las palabras con buscar y reemplazar en Word 2010 y Word 2013

adiaz — Tue, 08 Jan 2013 12:30:00 GMT

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Uso de comodines al buscar y reemplazar en Word 2010 y 2013.

Buscar palabras por su principio y final en Word 2010 y Word 2013.

Otra opción muy útil a la hora de reemplazar textos es el uso de paréntesis para agrupar las distintas partes de la búsqueda, y así luego mediante una numeración cambiar el orden o indicar que dicho grupo se quede como está. Esta opción es menos conocida, pero su potencia es muy grande a la hora de hacer diversas sustituciones. El paréntesis en sí no es un comodín como tal, pero se utiliza para dividir el patrón de búsqueda en partes lógicas, para luego volver a montar dichas partes a la hora de reemplazar el texto.

Por ejemplo, supongamos que queremos cambiar el orden de los apellidos y los nombres de un listado que tenemos, donde dichos apellidos y nombres están separados por un espacio. Por ejemplo algo así:

Álvarez Ana

Bermúdez Beatriz

Cembellín Carlota

Durán Diana

Echevarría Elena

Gracias a que podemos agrupar por partes podríamos realizar una búsqueda tal que así:

Figura: Comodines para intercambiar nombres por apellidos

Con esto estaríamos más o menos diciendo: "Busca una palabra(<*>), luego un espacio ([ ]), a continuación otra palabra(<*>), y lo sustituyes por la segunda palabra(\2), un espacio (el espacio que hay entre el 2 y el \), y la primera palabra (\1)". Quedando tal que así:

Ana Álvarez

Beatriz Bermúdez

Carlota Cembellín

Diana Durán

Elena Echevarría

Hay que tener en cuenta que para esta búsqueda no sería muy adecuado utilizar el botón "Reemplazar todos", ya que realizaría muchos cambios en el resto del documento, si tuviéramos más texto escrito.

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Buscar palabras por su principio y final en Word 2010 y Word 2013

adiaz — Thu, 13 Dec 2012 08:07:00 GMT

En el anterior post, vimos someramente la herramienta de "Buscar y reemplazar", así como los comodines más utilizados, que son el ?, el * y los [], con algunos ejemplos sencillos.

En este post veremos como utilizar comodines para buscar textos de los que conocemos el principio y el final de la palabra.

Otros dos comodines que existen y que se utilizan poco, son el símbolo de menor (<) y el símbolo de mayor (>), que se usan para indicar cual es el principio y el final de una palabra. Se pueden utilizar con el resto de los comodines, para hacer una búsqueda más concienzuda.

Por ejemplo es posible poner <A*o>, para que busque palabras que empiecen por A mayúscula y que terminen en o minúscula. El problema de utilizar estos comodines es que no siempre devuelven exactamente lo que queremos, ya que hay que tener en cuenta que el * implica cualquier carácter, por lo que básicamente Word entiende algo así: "Búscame un texto cuya primera palabra empiece por una A mayúscula, que después haya cualquier cosa, y que la última palabra termine en o minúscula".

Esto haría que con estas frases:

Antonio es médico.

Antonia es médico.

Antonio que vive en Alcorcón es médico.

Word encontraría estas secuencias:

Aparentemente es lo mismo que utilizar el * sin los <>, pero no es así, si realizamos la misma búsqueda pero sin los <>, es decir sólo con el *: "A*o", en las mismas frases, obtendríamos lo siguiente:

Que para Word quiere decir: "Búscame un texto que empiece por una A mayúscula, que después haya cualquier cosa, y que termine en o minúscula".

En próximos post veremos más ejemplos de la utilización del Buscar y Reemplazar de Word.

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Uso de comodines al buscar y reemplazar en Word 2010 y 2013.

adiaz — Mon, 12 Nov 2012 15:07:00 GMT

Los que escribimos, modificamos y corregimos textos, en muchas ocasiones nos hemos encontrado con algo mal escrito muchas veces en todo el documento. Lamentablemente hay mucha gente que escribe en Word, y si éste no señala un error ortográfico, el escritor sigue adelante, dando por hecho que no hay ningún fallo. Con esto se consiguen documentos con muchas faltas de ortografía generadas por el escritor. Esto es algo que sucede frecuentemente y en muy diversos sitios. Además de darse lamentables faltas en foros, chats, documentos técnicos, etcétera, también se han dado incluso en sitios donde los escritores son gente que debería estar versada en el lenguaje (hasta en los teletipos de los telediarios aparece alguna falta de ortografía).

Como el programa estrella a la hora de escribir es Microsoft Word, conviene dominar Word, igual que cualquier profesional sabe utilizar su principal herramienta de trabajo. Lo indicado en este post y en los sucesivos de esta serie es válido para las últimas versiones de Word, inclusive Word 2013.

Una de las herramientas más utilizadas en Word pero no a toda su potencia es la de Buscar y Reemplazar (Ctrl+L). Casi todo el mundo la ha utilizado, pero pocos usuarios le han sacado todo el partido que tiene gracias a las herramientas adicionales que dispone. Pulsando el botón "Más", se amplía la ventana, y aparecen abajo 2 botones más, "Formato" y "Especial". El primero es el más simple y permite buscar o reemplazar textos según un formato concreto, por ejemplo es posible buscar o reemplazar palabras en cursiva, con un color, estilo o tamaño determinado, con una sangría en concreto, etcétera.

Figura 1: Ventana principal de Buscar y reemplazar.

Esta opción es verdaderamente útil, pero no nos sirve para realizar correcciones ortográficas o similares, ya que sólo corregiríamos el formato.

La opción que más nos interesa es la del botón "Especial", que tiene un largo listado de elementos que son los que conviene saber utilizar para no hacer correcciones una a una.

Figura 2: Caracteres especiales

Dentro de este interesante listado, disponemos de 9 caracteres comodín (los 9 primeros, numerados precisamente con los números del 1 al 9), y luego una serie de caracteres especiales que pueden aparecer en cualquier texto y que no tienen un carácter asociado como tal, como por ejemplo la tabulación, un salto de línea, etcétera, estos están "numerados" de la A a la K. Para la utilización de los 9 primeros sí hay que marcar la opción anterior de "Usar caracteres comodín". Hay que señalar que en el caso de que se utilicen comodines SÍ se distinguen mayúsculas de minúsculas, de hecho el botón correspondiente a la coincidencia entre mayúsculas y minúsculas se desactiva.

Los comodines más utilizados y conocidos por casi todos los usuarios son el número 1 (la interrogación), y el número 9, (el asterisco). El carácter ? equivale a un único carácter, por ejemplo ca?a, equivaldría a cara, casa, ca8a, etcétera, obligatoriamente debe haber un carácter, sea cual sea. El carácter * equivaldría a cualquier número de caracteres independientemente de la cantidad que sea, inclusive ninguno. Por ejemplo ca*a, equivaldría a cantada, ca55mula, y caa, por ejemplo.

Los siguientes comodines son menos conocidos, pero la potencia del buscar y reemplazar está en utilizar estos comodines en su conjunto. El siguiente comodín son los corchetes [intervalo] que se utiliza para realizar búsquedas de palabras según un intervalo establecido. Por ejemplo, si se quisieran buscar palabras que empezasen por a, b o c, habría que pedirle a Word una instrucción tal que así: "búscame palabras que antes de empezar tengan un espacio en blanco, que empiecen por una a, una b o una c, y que después haya cualquier cosa". En el panel de búsqueda habría que poner algo así:

Figura 3, buscar palabras que empiecen por a, b o c

Nótese que en la cadena de búsqueda " [a-c]*" hay un espacio en blanco al principio, esto es debido a que si no devolvería cualquier palabra que tuviese una "a", una "b" o una "c" cualquiera. Esto parece que ya funciona pero no es así, ya que como hemos dicho se distinguen mayúsculas de minúsculas, por lo que la palabra Alcorcón, Antonio, Barcelona o César, no aparecerían. Habría que ampliar ligeramente la cadena de búsqueda, poniendo esto:

" [a-cA-C]*"

Con esto ya sí buscaría palabras en mayúsculas, pero sólo aquellas que tuvieran un espacio antes, no mostraría aquellas palabras que empezasen por A, B o C y fueran el inicio de un párrafo, para realizar esto habría que crear otra búsqueda exactamente igual pero quitando el espacio inicial.

Si se quisieran buscar por ejemplo números simplemente se podría poner así "[0-9]".

Aunque los corchetes también se pueden utilizar para buscar sin intervalo, por ejemplo para buscar números impares se podría poner así [13579].

Si se quisiera buscar el propio corchete, la interrogación, el asterisco o en definitiva cualquier carácter comodín, debería anteponerse la barra: \?, \*, \[

Este post sólo ha sido una toma de contacto, en próximos post veremos algunos comodines más del buscar y reemplazar, y realizaremos algún cambio masivo, para empezar a ver ya la potencia de esta herramienta.

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Maquetar libros con Word 2010 IX de X. Tabla de contenido

adiaz — Tue, 17 Jul 2012 08:05:48 GMT

En los post anteriores:

Maquetar libros con Word 2010 I. Introducción.

Maquetar libros con Word 2010 II. El tamaño del libro.

Maquetar libros con Word 2010 III. La elección de la fuente.

Maquetar libros con Word 2010 IV. Los estilos.

Maquetar libros con Word 2010 V. Tratamiento de imágenes.

Maquetar libros con Word 2010 VI. Secciones del documento.

Maquetar libros con Word 2010 VII. El documento maestro.

Maquetar libros con Word 2010 VIII. Índice de imágenes y de palabras.

Estuvimos viendo la utilización de las múltiples herramientas de MS Word para la maquetación de libros, para finalmente llegar a tener el libro casi completo. Incluso se realizaron un índice de imágenes y un índice de palabras. El último paso para finalizar el libro es crear la tabla de contenido. Esta no es más que el índice inicial con los contenidos del libro, para indicar en qué página está tal capítulo o subcapítulo.

Dicha tabla de contenido suele estar al principio del libro y se hace al finalizar la creación de este, ya que debe incluir todos los apartados que el libro contenga, por lo que conviene reservar al menos 2 páginas al principio del libro para su creación. Hay que tener en cuenta que la creación de la tabla de contenido al principio del libro debe ocupar siempre un número de páginas par, ya que si no trastocaría el comienzo de los capítulos, y estos comenzarían en página par y no en impar que es en la que deben comenzar, por lo que si una tabla de contenido ocupa digamos 3 páginas, se debe añadir una página adicional tras el índice para que el resto de los capítulos mantengan la estructura ya creada.

Esto último se deberá revisar en la propia tabla de contenido que se crea, en la que se mostrarán los números de página correspondientes a cada capítulo. En este post lo haremos mal adrede la primera vez y así ver como se arregla si se inserta una nueva página.

Para la creación de una tabla de contenido es fundamental que los capítulos y subcapítulos que se van a incluir tengan un estilo de tipo "Título", lo ideal es que los títulos principales de los capítulos tengan "Título 1", los subcapítulos un "Título 2", los apartados de los subcapítulos un "Título 3" y así sucesivamente, tal y como se mencionó en el post IV de la serie.

Una vez que nos hemos asegurado de que nuestros capítulos, subcapítulos y demás tienen el estilo "Título" correspondiente se procede a crear la tabla de contenido. Para ello hay que situarse en la página donde se quiere crear la tabla de contenido y se pulsa el botón "Insertar tabla de contenido" de la pestaña "Referencias".

Figura 1: Acceso a la ventana correspondiente a la creación de una tabla de contenido

En la ventana que se abre se indican las características de la tabla de contenido, entre ellas hay que indicar cuantos niveles va a tener ésta y que estilos se van a utilizar para identificar los niveles. Desde el botón "Opciones" se accede a la parte donde se elige esto último, como se puede apreciar son los estilos de tipo "Título" pero podrían ser otros. Por defecto se seleccionan 3 niveles, por lo que en la tabla de contenido (MS Word siempre la referencia con las siglas TDC), aparecerían todas los textos que tuvieran estilos de tipo "Título 1", "Título 2" y "Título 3".

Figura 2: Ventanas principales de modificación de una tabla de contenido

Otro botón a reseñar es el de "Modificar", en el que se indican los estilos de la propia tabla de contenido, a la cual MS Word le aplica unos propios, que se pueden ver en el panel de "Estilos". Estos estilos son TDC 1, TDC 2, TDC 3, etcétera. Desde esta misma ventana se pueden ver y cambiar las características de estos.

Figura 3: Modificación de los estilos de la propia tabla de contenido

Una vez definidas las características de la tabla de contenido y su formato se inserta la misma, simplemente aceptando, siendo el resultado el que se muestra a continuación.

Figura 4: Tabla de contenido ya creada con posibilidad de Actualizar los campos

Como se puede apreciar, en la propia tabla de contenido aparece también el Índice, esto es porque el texto "Índice" que titula este apartado tiene también un estilo de tipo "Título 1", se puede observar además la concordancia entre el panel de navegación y la tabla de contenido, ya que ambos utilizan los estilos de tipo "Título" para su labor. Señalar además que esta tabla de contenido ocupa una sola página, lo que hace que los capítulos empiecen en página par, tal y como se ve en la imagen, esto es lo que he mencionado al principio que está mal hecho, si hubiera dejado 2 páginas para la tabla de contenido, esto no hubiera pasado. El arreglo de esto consiste en insertar una página en blanco a continuación del índice y actualizar la tabla de contenido para que recalcule la numeración de páginas. Esto último se hace pinchando el botón "Actualizar campos" que se muestra en la imagen anterior.

Figura 5: Tabla de contenido ya actualizada con los capítulos en página impar

Parece que ya hemos terminado el libro y está todo bien, pero no es así, falta un detalle muy importante que hay que tener en cuenta siempre que se trabaje con tablas de contenido y con índices sean del tipo que sean. Al insertar el índice y una página más en blanco, el documento ahora tiene una página más por lo que los índices de palabras y de imágenes creados anteriormente (véase post VIII), ya no concuerdan con las páginas que indican, por lo que hay que actualizarlos, para ello hay que situarse sobre los índices mencionados y con el botón derecho pulsar la opción "Actualizar campos"

Figura 6: Índice de palabras pendiente de actualizar

Figura 7: Índice de palabras ya actualizado

Con esto ahora ya sí estaría finalizado el libro, de principio a fin

De todas formas conviene siempre darle un repaso final y mirar sobre todo los siguientes apartados, que es donde más problemas suele haber:

Los encabezados y pies de página correspondientes a las distintas secciones.
Que en los capítulos, subcapítulos y diversos apartados que conformen nuestro documento final, no se nos haya pasado darle un estilo de tipo "Título", ya que entonces no aparecería en la tabla de contenido
Que todas las imágenes o tablas tengan su correspondiente pie de imagen o de tabla, con el estilo correspondiente y así puedan aparecer en los índices de imágenes y tablas.

En caso de alguna modificación de cualquiera de estos 3 puntos hay que volver a actualizar los índices y la tabla de contenido.

Una vez creado el libro llega el momento de publicarlo bien en Internet, bien en imprenta. En ambos casos es conveniente convertir el libro a PDF, lo que veremos en el siguiente y último post de esta serie.

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Maquetar libros con Word 2010 VIII de X. Índice de imágenes y de palabras

adiaz — Tue, 10 Jul 2012 07:26:52 GMT

En los post anteriores:

Maquetar libros con Word 2010 I. Introducción.

Maquetar libros con Word 2010 II. El tamaño del libro.

Maquetar libros con Word 2010 III. La elección de la fuente.

Maquetar libros con Word 2010 IV. Los estilos.

Maquetar libros con Word 2010 V. Tratamiento de imágenes.

Maquetar libros con Word 2010 VI. Secciones del documento.

Maquetar libros con Word 2010 VII. El documento maestro.

Estuvimos viendo la utilización de las múltiples herramientas de MS Word para la maquetación de libros, para finalmente llegar a tener el libro casi completo. De hecho el libro como tal ya estaría creado, lo que le faltaría por hacer es un par de remates para dejarlo más completo. Hoy hablaré del primero de esos remates, que es generalmente el menos importante de los dos. Dejaré para el siguiente post el otro "remate".

Si tenemos un libro académico que contiene muchas imágenes y estas son importantes para entender bien el libro, es útil la creación de un índice de imágenes, para que el lector pueda acceder a ellas rápidamente. Es fundamental para la creación del índice de imágenes que estas tengan un pie de imagen con un estilo concreto. Normalmente ese estilo es el llamado estilo "epígrafe" que ya viene incluido en los estilos de MS Word, tal y como se mencionó en el post número IV de la serie.

Una vez que nos hemos asegurado de que todos los pies de imagen de todas las imágenes que queremos incluir en el índice tienen un estilo común, estamos ya en disposición de crear el índice de imágenes. Para ello hay que situarse donde queramos insertar el índice (normalmente al final del libro, en una página impar) y desde ahí acceder a la pestaña Referencias-Títulos-Insertar Tabla de ilustraciones

Figura 1: Acceso a la tabla de ilustraciones

Desde donde se podrá acceder a una ventana donde indicaremos como queremos que sea el índice de imágenes, si tendrá relleno de puntos entre el título y el número, y lo más importante, que estilo es el que se ha diseñado para los títulos de las imágenes, como ya se ha mencionado es el estilo "epígrafe", pero podría ser otro.

Figura 2: Parámetros de creación de la tabla de ilustraciones

Figura 3: Creación de la tabla de ilustraciones

Con esto ya estaría finalizado el índice de imágenes, si en vez de imágenes el documento incluyera diversas tablas, se podría crear también un índice de tablas de la misma manera.

Otra posibilidad es crear un índice alfabético, para que el lector busque la ubicación de palabras completas. Esta opción también está disponible en la pestaña "Referencias-Insertar índice".

Figura 4: Botones correspondientes al Índice

Antes de crear el índice hay que marcar las palabras que queramos que aparezcan en el mismo, no es recomendable que una palabra que aparezca muchas veces en el documento se muestre en el índice ya que difícilmente un lector tendrá paciencia para ir desplazándose por todas las páginas que señale el índice, por lo que lo ideal es usar palabras concisas y localizadas. Por ejemplo en un libro de recetas de cocina no tiene mucho sentido incluir la palabra "sal" ya que casi todas las recetas la incluyen.

Marcar una palabra es muy sencillo, basta con seleccionarla en el documento y pulsar el botón "Marcar entrada" de la pestaña "Referencias".

Figura 5: Marcación de una palabra como entrada de índice

Para realizar un índice simple habrá que pulsar el botón "Marcar todas", para que busque esta misma palabra en todo el documento y luego pueda encontrar las páginas en las que están. Hay que señalar que aquí se distinguen mayúsculas de minúsculas, por lo que si se quiere buscar la palabra en los dos formatos habrá que marcar 2 entradas, una para las mayúsculas y otra para las minúsculas.

Si está activado el botón de "mostrar caracteres ocultos", aparecerá un código junto a cada palabra que se añada al índice con este formato: {XE "palabra añadida al índice}

Figura 6: Código referente a la marcación de una palabra como índice

Esto se haría con cada una de las palabras que se desea que se añadan al índice, de ahí que esta labor sea más tediosa. Una vez que se hayan insertado todas las palabras simplemente habrá que insertar el índice propiamente dicho desde el botón visto anteriormente, donde podremos otra vez gestionar como se va a mostrar el índice, incluyendo el número de columnas a mostrar

Figura 7: Ventana correspondiente a la creación del índice por palabras

Y este es el resultado final, como se puede apreciar si una palabra aparece más de una vez en la misma página, MS Word no indica el número de página 2 veces, también se puede apreciar como la palabra "comando" y "Comando" salen ambas ya que una está escrita con mayúsculas y otra con minúscula.

Figura 8: Resultado final de la creación del índice de palabras

En un próximo post se verá como crear la tabla de contenido, algo que cualquier libro o documento grande con varios apartados debería tener siempre.

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Maquetar libros con Word 2010 VII de X. El documento maestro

adiaz — Tue, 03 Jul 2012 14:34:02 GMT

En los post anteriores:

Maquetar libros con Word 2010 I. Introducción.

Maquetar libros con Word 2010 II. El tamaño del libro.

Maquetar libros con Word 2010 III. La elección de la fuente.

Maquetar libros con Word 2010 IV. Los estilos.

Maquetar libros con Word 2010 V. Tratamiento de imágenes.

Maquetar libros con Word 2010 VI. Secciones del documento.

Estuvimos viendo la utilización de las múltiples herramientas de MS Word para la maquetación de libros, por lo que llegados a este punto se supone que ya tenemos todos los capítulos maquetados individualmente. Es decir, tenemos una serie de capítulos con un número de páginas par, con imágenes, encabezados y pies de página, y todos ellos utilizan los mismos estilos. Todas estas pautas se han ido viendo en los anteriores post.

Para finalizar el libro nos faltan básicamente 2 cosas, la primera son los índices y la segunda es aunarlo todo en un único libro. Como tenemos todos los capítulos por separado, primero hay que unirlo todo y luego crear el índice cuando ya está todo el libro en un único documento. El porqué se hace en distintos capítulos es por comodidad, no es lo mismo trabajar con archivos de 20 páginas que de 200.

Ahora llega el momento de unir todos los archivos. Empezaremos creando un nuevo documento con las características de los demás, es decir tendrá el mismo tamaño de página, los mismos estilos y el mismo modelo de encabezado y pies de página que el resto. Este será nuestro documento maestro, y en este archivo insertaremos los capítulos por orden. Se puede aprovechar este documento para poner lo primero que vaya a aparecer en el libro antes del primer capítulo o de la introducción, es decir los datos legales como el ISBN o nombre del autor y colaboradores, una imagen de introducción, etcétera. En un próximo post se mostrará como insertar aquí el índice de contenidos del libro, que normalmente aparece al principio del mismo, antes del prólogo y del primer capítulo.

Una vez que hemos creado este documento, hay que verlo como un “Esquema”, esto se puede hacer desde la pestaña “Vista”-“Vistas de documento”. Veremos que nuestro documento cambia, han desaparecido las reglas y se ha creado una nueva pestaña “Esquema” en la parte superior. De esta pestaña la opción más importante es la correspondiente a “Documento maestro”.

Pulsaremos el botón “Mostrar documento”, y aparecerán una serie de botones para trabajar con los distintos archivos que se van a insertar.

Figura 1: Vista Esquema del libro maestro

Lo primero que haremos será insertar el primer capítulo del libro, para ello simplemente nos situaremos al final de este documento y pulsaremos el botón de “Insertar” y elegimos el primer archivo.

Con esto se ha insertado un vínculo a dicho archivo, teniendo la posibilidad de ver únicamente el título del mismo, o los subtítulos en función del estilo que se haya aplicado a cada una de las partes del documento que se ha insertado. Esto se evalúa en la parte superior donde pone "Mostrar nivel", correspondiéndose cada nivel con los estilos de tipo "título" del documento insertado. (Se mencionó la importancia de los estilos en el post número 4 de esta serie).

Figura 2: Inserción de 3 archivos al libro maestro, mostrando únicamente los estilos de Título 1

El candado que se muestra junto a cada elemento insertado, indica que los archivos están bloqueados, y el icono que está sobre dicho candado señala que los ficheros no están físicamente en el libro maestro, lo que hay únicamente es un vínculo. Para "volcarlos" al libro maestro hay que pulsar el botón de "desvincular", con lo que ahora sí, el archivo ya está en el libro maestro, el cual se compone de un único archivo pero con el contenido de los otros tres en este caso.

Figura 3: Archivos en el libro maestro ya desvinculados

Hay que señalar que el documento original insertado sigue existiendo, es decir el contenido del archivo de Word una vez desvinculado está en el documento maestro que será a partir de ahora el libro final y en el documento original. Para ver el libro final simplemente hay que cerrar la vista esquema con el botón de la parte superior derecha. Tendremos en este caso un documento con el contenido de los ficheros incrustados y sus correspondientes secciones, imágenes, encabezados y pies de página, etcétera.

Figura 4: Libro maestro con 3 documentos insertados

Se continuaría así con todos los capítulos ya creados, revisando que cada capítulo empiece en página impar. Con esto ya casi estaría el libro acabado, faltaría por insertar el índice de imágenes e índice de palabras (si hubiera) y la tabla de contenido con el índice del propio libro.

En un próximo post se verá como crear los índices de imágenes y los índices de palabras.

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Maquetar libros con Word 2010 I de X. Introducción

adiaz — Tue, 20 Dec 2011 09:48:00 GMT

En Informática 64 además de realizar labores de consultoría, impartir formación, desarrollar variadas herramientas informáticas y publicar información de diversa índole, desde el año 2009 nos dedicamos también a escribir y publicar libros, relacionados normalmente con la seguridad informática. A día de hoy, finales del año 2011 ya son 10 los libros publicados con un alto grado de satisfacción entre los lectores, y esperamos seguir publicando durante el año 2012.

En la creación de estos libros intervienen varias personas, la más importante de ellas por supuesto, es el autor o autores, que escribe el libro en un editor de texto cualquiera. Dicho editor es en un 99% de los casos Microsoft Word. Una vez que el autor tiene escrito el libro se lo pasa a la otra persona que interviene en el proceso: El maquetador. Éste se encarga de dar forma al libro y de que su lectura sea amigable. De este último punto es de lo que vamos a hablar en sucesivos post.

A la hora de maquetar libros hay programas especializados en ello, los más utilizados son QuarkXpress con una larga trayectoria en este ámbito y Adobe InDesign, sucesor de Adobe PageMaker, que en pocos años se ha convertido en un programa de referencia en este sentido, sobre todo por su interconectividad con otros programas de Adobe.

En contra de lo que se pudiera pensar, la maquetación de libros en Informática 64 la hacemos con Microsoft Word, el porqué de esto es sencillo, en mi santa ignorancia creí que así cualquiera de la empresa podría maquetar un manual, ya que todos manejamos Microsoft Word con soltura. Pero a la hora de la verdad esto no ha sido así, y al final por unas cosas o por otras me ha tocado a mí hacerlo siempre.

Antes de empezar a maquetar es importante tener en cuenta una serie de premisas que desde el principio deben estar claras. El seguimiento de estas premisas de principio a fin es fundamental, un cambio durante la maquetación de cualquiera de ellas dará al traste con parte del trabajo realizado, con lo que habrá que volver a maquetar, habiendo perdido el tiempo. De cada una de ellas hablaré en detalle en sucesivos post. A grandes rasgos son las siguientes:

Estipular el tamaño físico del libro, tanto el ancho como el alto.
Cuál será el tamaño de los márgenes y si contendrá encabezados y pies de página.
Cuántas páginas se desea que tenga el libro. Esto es importante a la hora de llevarlo a imprenta, ya que ésta muchas veces cobra en función de la cantidad de páginas que tenga el libro, por lo que saber el máximo número de las que podemos disponer es muy importante.
Qué fuentes se van a utilizar y el tamaño de cada una de ellas. Lo ideal es que el tipo de fuente tipográfica del contenido principal del libro sea de tipo Serif. En un próximo post hablaré con más detalle de esto.
Qué apartados contendrá el libro. Además del contenido en sí, puede contener "Índice de ilustraciones", "Índice de palabras" y un "Índice general de contenidos". También se pueden añadir otros apartados, como "Prefacio", "Referencias", "Bibliografía", "Otros libros publicados", etcétera.
Si se tienen todos los capítulos del libro. Es decir que si el contenido de lo que va a ser el libro lo tenemos completo o si durante la maquetación se añadirá o quitará algún capítulo. Esto último puede repercutir en la cantidad de páginas en total, y para ajustar el número posiblemente sea necesario modificar las fuentes, por lo que es importante asegurarse de que se tiene el documento con el contenido íntegro. Pequeños cambios de contenido son admisibles, pero añadir o quitar varias páginas puede repercutir negativamente en lo ya maquetado.
Si el libro contiene imágenes, es importante saber si estas serán en color o en blanco y negro. Dependerá del presupuesto, de la imprenta y de la importancia del color en las imágenes el decantarse por una u otra.

Estos son los principales aspectos a tener en cuenta antes de empezar la maquetación, por supuesto que en función del contenido del libro y a quien vaya destinado, a estas premisas se les pueden añadir otras. En todo caso el tener claros estos puntos nos darán un punto de partida sólido a partir del cual poder empezar a maquetar.

Para establecer correctamente estos aspectos es muy conveniente que el maquetador analice antes el documento que le ha pasado el autor, para ver cómo está configurado, y así crearse una visión global del mismo, lo que le ayudará a establecer las premisas indicadas.

Es muy importante indicar para una correcta maquetación, que un libro no se maqueta todo de una vez, ya que pequeños cambios al principio del documento reconfiguran todo lo demás. Por lo que la maquetación siempre se hace capítulo a capítulo, y cada uno de ellos se guarda en un archivo independiente, aunque con las mismas características que el resto. Una vez que se tienen todos los capítulos maquetados se crea un libro maestro con todos ellos. Microsoft Word tiene las herramientas apropiadas para ello.

Por último hay que tener en cuenta que la portada se realiza independientemente del contenido, y normalmente con un programa especializado en diseño gráfico. Para realizarla es importante saber el tamaño del libro ya establecido anteriormente y el número de páginas, ya que en función de ello el ancho del lomo variará.

En un próximo post veremos cómo se empieza la maquetación, estableciendo en primer lugar el tamaño del libro y la configuración de los márgenes, pies y encabezados.

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Ms Word 2010: Panel de navegación II de II

adiaz — Mon, 26 Jul 2010 08:51:00 GMT

En la anterior entrada del blog referida a esta temática, ya se mostró la idea general del panel de navegación y las opciones principales de su primera pestaña, la de "títulos del documento". En esta segunda y última entrada sobre el tema, se analizarán los demás aspectos de esta funcionalidad.

Otra mejora significativa es la forma de resaltar el texto buscado. Siendo varias las posibilidades en este sentido. En la siguiente imagen se puede observar que se han realizado búsquedas de la cadena de texto "superficie", que ahora aparece resaltada, tanto en el propio documento como en aquellos elementos del panel de navegación donde se ha localizado la mencionada cadena.

La segunda pestaña es muy sencilla, únicamente muestra un listado con las páginas donde figura la cadena de texto objeto de la búsqueda. Es interesante en este apartado el resaltado de las cadenas localizadas en dichas páginas.

La última pestaña tiene que ver también con las funcionalidades de búsqueda. Muestra una previsualización del texto buscado y su situación en el texto general. Dichas previsualizaciones son también enlaces en los que se puede pinchar para acceder a cada uno de los resultados de la búsqueda.

Las flechas negras situadas en la parte superior derecha del panel de navegación sirven para moverse por la opción elegida en dicho panel. Por ejemplo si se está situado en la pestaña de títulos, será posible desplazarse por los títulos, independientemente del nivel al que estos pertenezcan. Si se está situado en la pestaña de páginas el desplazamiento será posible por las páginas o si se ha realizado una búsqueda será posible moverse al siguiente o al anterior elemento localizado.

Finalmente indicar, que la lupa es un botón que da apertura a un menú desplegable donde se puede elegir qué elementos se desean buscar.

En el apartado de opciones es posible seleccionar las distintas posibilidades de búsqueda tal y como muestra la siguiente imagen.

Como se puede ver el panel de navegación ha mejorado significativamente para el trabajo con documentos grandes así como en la visualización global de búsquedas. Hay que tener en cuenta que para obtener de él el máximo partido es necesario utilizar los estilos de tipo título que proporciona Word.

Espero que esta entrada os haya sido de interés. Os seguiremos informando sobre nuevas funcionalidades de Ms Office 2010.

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Ms Word 2010: Panel de navegación I de II

Ms Word 2010: Panel de navegación II de II

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Saludos.

Ms Word 2010: Panel de navegación (I de II)

adiaz — Tue, 20 Jul 2010 16:06:00 GMT

Una de las novedades de Ms Word 2010 es el panel de navegación. Es una opción muy útil y potenciada respecto a la versión anterior, la 2007. En dicha versión el panel de navegación no existía, pero sí sus principales opciones (Mapa del documento y Vistas en miniatura). Sin embargo, en Word 2010 han mejorado estas opciones y se encuentran más accesibles para los usuarios. En la versión anterior, fundamentalmente por desconocimiento, eran opciones poco utilizadas. Esta funcionalidad es muy útil para aquellos usuarios que utilizan Word para la generación y edición de documentos largos, en los cuales se encuentran incorporados estilos de tipo título.

Gracias a este panel los estilos de tipo título cobran más importancia aún, ya no son sólo imprescindibles en las tablas de contenido y en los esquemas, sino que además ahora son necesarios para explotar al máximo el panel de navegación.

Lo primero que se observa al abrir Word 2010, es que a la izquierda del documento aparece un nuevo panel dividido en 2 partes, una superior, con una caja de texto para realizar búsquedas (se trata de las búsquedas tradicionales en versiones anteriores, Ctrl+B), y una parte inferior con 3 pestañas distintas, que permiten desarrollar diversas funcionalidades.

El panel de navegación aparece por defecto al abrir Word, pero es posible ocultarlo o mostrarlo desde la ficha "Vista", en la casilla "Panel de navegación". Desde el mismo lugar será posible optar por mostrar también la regla y las cuadrículas. Esto no ha cambiado respecto a la anterior versión.

La primera pestaña del panel de navegación es posiblemente la más interesante, funciona de una forma similar a los llamados "marcadores" de los documentos pdf. Se muestra un "mapa" de todo el documento, tabulado en función de si un contenido está incluido dentro de otro. Para que se muestren los elementos del "mapa", estos deben presentar estilos de tipo título.

Los referentes geográficos que se muestran en la imagen tienen todos un estilo de tipo título, los continentes tienen un estilo de tipo "Título 1", los países de "Título 2", las comunidades autónomas de "Título 3", etcétera. De este modo se ha conseguido la disposición que figura en el panel de navegación de la izquierda. Desde dicha disposición se puede desplegar su contenido, así como acceder a una posición en concreto del documento. Como se muestra en la imagen el texto "Extremadura" que tiene "Título 3" está plegado, el icono triangular que hay junto al texto indica que "dentro" de "Extremadura" hay más texto que tiene a su vez un estilo de tipo título inferior. En este caso los textos "Cáceres" y "Badajoz", ambos con estilo "Título 4".

En cualquier momento se pueden añadir o quitar nuevos títulos a los ya existentes, así como modificar su nivel. Para ello hay que situarse en el panel de navegación, sobre el elemento que se desea cambiar y con el botón derecho es posible acceder a diversas opciones muy interesantes.

Hay que tener en cuenta que si se disminuye o se aumenta un determinado nivel, todos los elementos que estén contenidos en éste también aumentarán o disminuirán en la misma proporción. Como se muestra en la imagen siguiente, se ha disminuido un nivel a "Aragon", en tal caso ha quedado en la misma posición que "Cáceres" y "Badajoz", y sus provincias (Huesca, Zaragoza y Teruel), han quedado en la misma posición que las ciudades "Plasencia" y "Mérida", todas ahora con "Título 5". Además las ciudades de "Aragón" ("Barbastro", "Calatayud" y "Albarracín") también han bajado un nivel y todas tienen ahora un "Título 6", por eso dichas ciudades aparecen ahora con distinto formato en el documento.

Otras posibilidades son mostrar únicamente los elementos del panel de navegación de cierto nivel, así como seleccionar el contenido de un elemento y sus subelementos. En la imagen siguiente se ha indicado que se muestren únicamente los elementos que presenten "Título 2".

Y con esto queda vista la primera pestaña referente al panel de navegación, quizás la más importante de todas, en una próxima entrada se mostrarán las demás opciones de este nuevo elemento de Ms Word 2010.

Espero que esta entrada os haya sido de interés.

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Ms Word 2010: Panel de navegación (I de II)

Ms Word 2010: Panel de navegación (II de II)
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Saludos.